Как лучше подготовиться к совещанию

Правильно подготовить и построить совещание под силу каждому

В данной статье показаны основные правила и «хитрости» успешного совещания. Главный атрибут конференц-зала – стол для совещаний. Для проведения переговоров предпочтительным является стол круглой или овальной формы. Располагать его вовсе не обязательно в центре помещения. Ваша задача – добиться того, чтобы все участники уместились за столом на расстоянии вытянутой руки, и никто не был вынужден стоять! При этом необходимо обеспечить не менее 1 м свободного пространства позади кресел. Дверной проём должен иметь такие размеры, чтобы человек, входя в помещение, не испытывал стеснения. Также обеспечить комфорт и позитивное настроение присутствующих помогут хорошее качественное (по возможности солнечное) освещение и кондиционер. Для психологического комфорта людей рекомендуется скрыть от их взоров охранные решётки на окнах, если таковые имеются.

Подготовка к совещанию

Перед началом совещания составьте его чёткий план и список участников в письменном виде. Выберите оптимальное время. Не рекомендуется проводить совещание утром и в конце рабочего дня. Лучшее время для переговоров – вторая половина дня в середине недели, спустя несколько часов после обеда. Внимательно отнеситесь к выбору участников совещания. Пригласите только людей, имеющих непосредственное отношение к планируемым для обсуждения вопросам. Заранее предупредите (желательно лично) всех участников о времени предстоящей встречи. При необходимости установите в конференц-зале подавитель мобильных телефонов и звукозаписывающую аппаратуру. Не забудьте произвести уборку помещения!

Итак, когда все готово, остается только дождаться всех приглашенных на совещание людей и плодотворно провести его. На самом совещании также важно знать некоторые психологические моменты. Какие именно? Об этом мы расскажем в нашей следующей статье.